ISO 9001'DE İŞ AKIŞ ŞEMASI NEDİR?

ISO 9001 standardında kullanılmak zorunda olan tek ve sabit bir iş akış şeması bulunmaz. Standart, kuruluşların kendi süreçlerini belirlemesini, bu süreçlerin birbiriyle olan ilişkilerini anlamasını, yönetmesini ve sürekli olarak iyileştirmesini esas alır.

İş akış şeması ise bir sürecin hangi adımlardan oluştuğunu, işlemlerin hangi sırayla gerçekleştiğini ve ilgili görevlerin nasıl ilerlediğini görsel olarak göstermek için kullanılabilir. Bu nedenle ISO 9001 kalite yönetim sistemi içerisinde süreçlerin daha kolay anlaşılmasına ve yönetilmesine yardımcı olan araçlardan biridir.

ISO 9001'DE SÜREÇ YÖNETİMİ NASIL YAPILIR?

ISO 9001 kapsamında süreçlerin etkili şekilde yönetilebilmesi için kuruluşun faaliyetlerinin tanımlanması, planlanması, uygulanması, izlenmesi ve gerektiğinde iyileştirilmesi gerekir.

Süreç yönetiminde aşağıdaki temel adımlar uygulanabilir:

1. Süreçlerin Tanımlanması ve Belgelenmesi

İlk aşamada kuruluşun temel iş süreçleri belirlenir. Bu süreçler organizasyonun faaliyetlerini, hedeflerini ve çalışma yapısını yansıtmalıdır.

Her kuruluşun faaliyet alanı ve organizasyon yapısı farklı olduğu için süreç yapısı da kuruluşa özel olarak oluşturulabilir.

2. Süreçlerin Planlanması

Belirlenen her süreç için amaçlar, gerekli kaynaklar, sorumluluklar ve süreç içerisindeki temel faaliyetler planlanmalıdır.

Planlama aşaması, sürecin kim tarafından, hangi kaynaklarla ve hangi hedef doğrultusunda yürütüleceğinin açık şekilde belirlenmesine yardımcı olur.

3. Süreçlerin Uygulanması

Planlanan süreçler günlük faaliyetlerin bir parçası olarak uygulanır. Sürecin belirlenen yöntemlere uygun şekilde yürütülmesi, faaliyetlerin düzenli ve kontrollü ilerlemesine katkı sağlar.

4. Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi

Süreç performansının düzenli olarak izlenmesi ve gerekli durumlarda ölçülmesi gerekir. Bu sayede süreçlerin hedeflere ulaşıp ulaşmadığı ve geliştirilmesi gereken alanlar belirlenebilir.

5. Veri ve Bilgilerin Değerlendirilmesi

Süreçlerden elde edilen veriler, kalite yönetim sisteminin performansını değerlendirmek ve karar alma süreçlerini desteklemek amacıyla kullanılabilir.

Toplanan verilerin düzenli olarak incelenmesi, süreçlerdeki sorunların ve iyileştirme fırsatlarının daha kolay belirlenmesini sağlar.

6. İyileştirme Faaliyetlerinin Uygulanması

ISO 9001 yaklaşımının önemli unsurlarından biri sürekli iyileştirmedir. Süreçlerde tespit edilen uygunsuzluklar, verimsizlikler veya geliştirme fırsatları doğrultusunda gerekli iyileştirme faaliyetleri planlanabilir.

Amaç, süreçlerin zaman içerisinde daha etkin ve verimli hale getirilmesidir.

7. Yönetimin Gözden Geçirmesi

Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin ve süreçlerin performansını belirli aralıklarla gözden geçirmelidir.

Bu değerlendirmeler; hedeflere ulaşma durumu, süreç performansı, kaynak ihtiyaçları ve iyileştirme fırsatlarının ele alınmasına yardımcı olur.

İŞ AKIŞ ŞEMASI NEDEN KULLANILIR?

İş akış şeması, bir sürecin başlangıcından tamamlanmasına kadar gerçekleşen adımları görsel olarak göstermeye yardımcı olur.

İş akış şemalarının kullanılması özellikle şu konularda fayda sağlayabilir:

• Süreç adımlarının daha kolay anlaşılması,
• Görev ve sorumlulukların netleştirilmesi,
• Departmanlar arasındaki ilişkilerin görülmesi,
• Gereksiz veya tekrar eden adımların tespit edilmesi,
• Süreçlerin çalışanlara daha kolay anlatılması,
• İyileştirme fırsatlarının belirlenmesi.

ISO 9001 İŞ AKIŞ ŞEMASI ZORUNLU MUDUR?

ISO 9001, tüm kuruluşların kullanması gereken tek tip bir iş akış şeması tanımlamaz. Kuruluşlar kendi süreçlerinin yapısına ve ihtiyaçlarına göre farklı yöntemler kullanabilir.

Önemli olan süreçlerin belirlenmesi, aralarındaki ilişkilerin anlaşılması ve süreçlerin kontrollü şekilde yönetilebilmesidir.

İş akış şemaları bu yapının anlaşılmasını kolaylaştıran araçlardan biri olarak kullanılabilir.

İŞ AKIŞ ŞEMASINDA HANGİ BİLGİLER YER ALABİLİR?

Bir iş akış şemasında ihtiyaca göre aşağıdaki bilgiler gösterilebilir:

• Sürecin başlangıç noktası,
• Temel faaliyet adımları,
• Karar noktaları,
• Görev ve sorumluluklar,
• Departmanlar arasındaki geçişler,
• Kullanılan kayıt veya dokümanlar,
• Sürecin tamamlanma noktası.

ISO 9001'DE SÜREÇ YAKLAŞIMI NEDEN ÖNEMLİDİR?

Süreç yaklaşımı, faaliyetlerin birbirinden bağımsız işler olarak değil, birbiriyle ilişkili süreçler bütünü olarak değerlendirilmesini sağlar.

Bir sürecin çıktısı başka bir sürecin girdisi olabileceği için bu ilişkilerin doğru şekilde yönetilmesi kalite yönetim sisteminin etkinliği açısından önemlidir.

Süreçlerin tanımlanması ve izlenmesi, kuruluşun hedeflerine daha sistematik şekilde ulaşmasına ve sürekli iyileştirme yaklaşımını uygulamasına yardımcı olur.

SIK SORULAN SORULAR

ISO 9001'de iş akış şeması zorunlu mudur?

Hayır. ISO 9001 tüm kuruluşların kullanması gereken standart bir iş akış şeması belirlemez. Kuruluş kendi süreçlerine ve ihtiyaçlarına uygun yöntemleri kullanabilir.

İş akış şeması ne işe yarar?

İş akış şeması, bir sürecin adımlarını ve bu adımlar arasındaki ilişkileri görsel olarak göstermeye yardımcı olur.

ISO 9001 süreç yönetimi nedir?

ISO 9001 süreç yönetimi; kuruluşun faaliyetlerinin tanımlanması, planlanması, uygulanması, izlenmesi ve sürekli olarak geliştirilmesini temel alan yaklaşımdır.

İş akış şemasında sorumlular gösterilebilir mi?

Evet. İş akışının yapısına göre süreç adımlarından sorumlu kişiler, departmanlar veya birimler şema üzerinde gösterilebilir.

Süreç performansı neden ölçülür?

Süreç performansının izlenmesi, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının değerlendirilmesine ve geliştirilmesi gereken alanların belirlenmesine yardımcı olur.